Agendamiento, confirmación y recordatorios de citas por WhatsApp
Con el agendamiento de citas por WhatsApp, Sikorre reserva la hora, la confirma, manda dos recordatorios (24 horas y una hora antes) y deja que el cliente la mueva por el chat. La hora que se libera se ofrece a otro cliente.
Por qué se pierden citas
Se pierden citas por cuadrar horarios a mano, no confirmar y no registrar los cambios.
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La cita que no llegó
Reservó hace días y se le olvidó. No le llegó ningún recordatorio, así que el cupo queda vacío y la hora de nómina se paga igual.
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Nueve mensajes por un solo cupo
"¿Qué tienes el jueves?" "Solo a las 4." "A las 4 no puedo." Y así. Cada cita le quita un rato del día a alguien.
- 03
El cambio que nadie anotó
Un cliente pasa el viernes para el lunes por teléfono. Nunca llega al calendario y el lunes aparecen dos personas para la misma hora.
- 04
Citas repartidas en cuatro lados
Unas en el cuaderno, otras en un chat, otras en la cabeza de alguien. Nadie puede responder cómo viene la próxima semana sin preguntarle a tres personas.
¿Cómo agendar citas por WhatsApp sin una persona al teléfono?
El cliente escribe, el sistema le muestra las horas libres de tu calendario y la cita queda reservada y confirmada dentro del chat. Estos son los pasos, sin que nadie tenga que contestar.
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Mensaje recibido
El cliente escribe por WhatsApp, desde un anuncio, la página o el perfil. Las llamadas, los correos y los formularios caen en el mismo lugar.
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Horarios disponibles
El sistema lee el calendario y ofrece solo las horas que de verdad están libres, contando bloqueos y almuerzo.
- 03
Cita reservada
Escoge la hora en el chat. No descarga nada ni llena formularios.
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Confirmación al instante
La hora queda confirmada y escrita en el calendario en el mismo momento, para que nada dependa de que alguien se acuerde después.
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Recordatorio de la cita
Salen dos recordatorios: uno 24 horas antes y otro una hora antes. El de una hora antes sirve para quienes ya se habían olvidado.
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Reprograma sin llamar
Moverla es un toque en el chat. El calendario se actualiza solo y la hora que se libera vuelve a la lista de cupos disponibles.
SIGUE EL PROCESO
Paso 5 de 7
La cita ya está puesta. Pero mucha de la gente que preguntó no va a agendar hoy, y a esa gente nadie le hace seguimiento si no lo hace el sistema.
Ver Seguimiento de prospectosCómo lo hacemos
El prospecto elige la hora. El calendario solo le muestra las que de verdad tienes libres.
Calendarios de GoHighLevel o HubSpot
Conectados a Google Calendar, así que una cita personal también bloquea el espacio.
Recordatorios
Por WhatsApp o correo, con los tiempos y el mensaje que pida cada campaña.
Cambios sin llamar
El prospecto reprograma desde el mismo enlace.
Lo que los estudios sí sostienen
Los dos estudios miden el tiempo entre el mensaje de un cliente y la respuesta. Las cifras de apertura de recordatorios que se citan en todas partes vienen del propio material de marketing, sin metodología publicada, así que las dejamos por fuera.
- 21×
más probable de calificar a un prospecto si se responde en los primeros 5 minutos en vez de 30, según el estudio de respuesta a leads del MIT.
MIT (Oldroyd, 2007) - 42 h
es lo que tarda en responder la empresa promedio. Responder en la primera hora la hace 7 veces más probable de calificar al prospecto.
Harvard Business Review, 2011
Para clínicas, consultorios, estéticas y talleres
- Clínicas y consultorios médicos
- Odontología y ortodoncia
- Centros de estética y spas
- Peluquerías y barberías
- Fisioterapia y rehabilitación
- Talleres y servicios técnicos
Qué cambia con el agendamiento
- Sabes quién confirmó y quién movió la hora
- Citas tomadas fuera de horario, sin que nadie del equipo conteste
- La hora que se libera se le ofrece a otro cliente
- Un solo calendario que todos leen, en vez de un cuaderno y tres chats
- Los recordatorios bajan las inasistencias, no las eliminan. El primer mes puede mostrar más cancelaciones porque ahora las vas a contar.
Preguntas y respuestas
Lo que pregunta un dueño antes de entregarle el calendario a un sistema.
¿Cómo funciona el agendamiento de citas por WhatsApp?
El cliente abre un chat, recibe las horas que de verdad están libres, escoge una y la cita queda escrita en el calendario ahí mismo. De ahí en adelante confirma, recuerda dos veces y maneja la reprogramación dentro de la misma conversación.
¿Puede revisar la disponibilidad en mi calendario?
Sí. Lee el calendario que ya llevas y ofrece solo las horas realmente abiertas, para que dos personas nunca terminen con el mismo cupo.
¿Puede confirmar, reprogramar o cancelar citas automáticamente?
Sí. La reprogramación permite ofrecer otra vez la hora que se libera. El cliente mueve la hora en el chat, el calendario se actualiza, y la hora que dejó libre vuelve a circular para otra persona.
¿El recordatorio 24 horas antes baja las inasistencias?
Las bajan, no las eliminan. Hay gente que cancela por razones que ningún mensaje arregla. Lo que cambia es que te enteras el día antes y puedes ofrecer la hora a otro cliente.
¿Puedo seguir usando mi calendario y mis herramientas?
Sí. Conectamos lo que ya llevas en vez de mudarte a otra cosa.
¿Sirve para clínicas, estéticas, spas, consultorios y talleres?
Sí, para cualquier negocio que venda el día en bloques de tiempo. El flujo es el mismo; cambian las palabras, la duración de los cupos y las reglas de los espacios entre una cita y otra.
¿Y si el cliente prefiere llamar o escribir por correo?
Las llamadas, los correos y los formularios van al mismo calendario, así que una cita tomada por teléfono no queda en un cuaderno aparte.
¿Qué necesito para empezar?
Una línea de WhatsApp para el negocio y un calendario. Nosotros montamos el resto y lo conectamos con lo que ya usas. Escríbenos y miramos primero una semana de tus citas.
¿Cómo programar un mensaje de WhatsApp para que se envíe a cierta hora?
El sistema programa los recordatorios solo: uno 24 horas antes de la cita y otro una hora antes, sin que nadie los escriba. La aplicación de WhatsApp Business no programa mensajes a una hora; solo manda mensajes de ausencia por horario. Para mensajes a una hora fija hace falta la API oficial o una herramienta conectada a ella.
Muéstranos una semana de tu calendario
Te decimos qué horas se te están yendo y qué haría falta para no perderlas.